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+ Spécifications et fonctionnalités

OLS – CP : Logiciel de gestion commerciale, spécifiquement conçu par Oralogsoft pour la grande distribution pharmaceutique.

Commande Client
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1 - Spécifications Générales de l'Application
1. 1 - Spécifications technologiques

  • Application client/serveur avec base de données sur Microsoft SQL Server
  • Développement avec les technologies les plus modernes de Microsoft™ (langage C#, .NET 4.5, WPF, WCF, etc...)
  • Puissance, convivialité et ergonomie assurées

1. 2 - Sécurisation de l’application et des données

  • Sécurisation forte de la base de données grâce à WCF et à MSSQL Server
  • Sécurisation des accès par système d’authentification, de droits et de rôles accordés aux utilisateurs (sécurisation de premier niveau) avec inscription de tout accès à l’application sur fichiers log séparés de la base de données
  • Sécurisation de deuxième niveau pour toute modification de données avec inscription des modifications dans des fichiers séparés pour constituer les pistes d’audit (audit trials)
  • Sécurisation de troisième niveau pour l’accès aux données et documents sensibles
  • Système de backup (sauvegarde de la base de données) systématique et automatisé

1. 3 - Documentation de l’application

  • Disponibilité d’une documentation complète et détaillée de l’application
  • Existence de procédures pas à pas pour les fonctionnalités importantes de l’application

2 - Conformité aux Normes et Référentiels Pharmaceutiques
2. 1 - Conformité de l’application aux normes et référentiels pharmaceutiques

  • Bonnes Pratiques de Distribution – Union Européenne
  • Réglementations nationales en matière d’importation et de distribution de produits pharmaceutiques

2. 2 - Prescription en matière d’enregistrements électroniques des données

  • Contrôles automatiques de la saisie et du traitement exacts des données
  • Authentification électronique des utilisateurs par le système pour toute modification de données importantes
  • Signature authentifiée pour toute donnée sensible (par exemple : libération de lots de produits, retraits de lot, …)
  • Affichage en clair et édition papier éventuels, par l’Administrateur de l’application, de toutes les données enregistrées dans l’application

2. 3 - Prescriptions en matière de traçabilité des produits et des opérations

  • Gestion par lot des produits distribués
  • Traçabilité des lots de produits assurée par N° et par codification à partir du moment de la réception (à défaut, le système alloue automatiquement un n° de lot et un code)
  • Prise en charge des opérations de contrôles qualité des lots de produits

3 - ADAPTABILITÉ DE L’APPLICATION
3. 1 - Adaptation aux entreprises de production pharmaceutique

  • OLS – CP s’adapte à toute entreprise de production pharmaceutique pour prendre en charge la commercialisation des produits fabriqués
  • Pour les entreprises qui disposent de l’application OLS – P2, le transfert automatique des produits finis est assuré entre les deux modules (tout comme OLS – CP, OLS – P2 est un module de la suite logiciel OLS – PHARMA développée par Oralogsoft).
  • Calcul automatique, à partir des P.C.S.U. (ou des coûts de production), des prix de vente suivant réglementation en vigueur

3. 2 - Adaptation aux activités d’importation de produits pharmaceutiques

  • OLS – CP s’adapte à toute entreprise assurant totalement ou partiellement une activité d’importation
  • Gestion des achats à l’import
  • Gestion des dossiers transit-dédouanement-transport
  • Calcul automatique, à partir des prix F.O.B. des prix de vente suivant réglementation en vigueur
  • Prise en compte des notions de marge grossiste rétrocédée et de prix grossiste pour la distribution en direction des grossistes-répartiteurs

3. 3 - Adaptation aux activités de distribution pharmaceutique en gros

  • OLS – CP s’adapte à toute entreprise assurant une activité de grossiste-répartiteur (distribution en gros)
  • Gestion des achats locaux

4 - GESTION DES ACHATS DES RÉCEPTIONS PRODUITS

  • Gestion du fichier produit (catégories, quantité mini et délai d’approvisionnement, niveau de réapprovisionnement, etc…) ainsi que des fichiers de lots produits reçus
  • Gestion des contrats d’achat, des bons de commande et des demandes d’offres à fournisseurs. Achat locaux et à l’import en multi devise
  • Réceptions des produits commandés ou hors commande. Réception par lot et par état du produit (sain, avarié). Comparatif commandé/reçu. Calcul automatique des prix de revient.
  • Suivi des paiements fournisseurs

5 - GESTION DU CONTRÔLE QUALITÉ

  • Possibilité d’assujettir ou non les produits commercialisés au contrôle de qualité
  • Procédures de contrôle qualité, de quarantaine électronique et de libération de lot applicables aux produits assujettis et s’exécutant sous la responsabilité de personnel disposant de droits d’accès appropriés
  • Quarantaine électronique automatique à la réception pour tout lot de produit assujetti au contrôle de qualité
  • Quarantaine électronique automatique et notification système pour tout lot de produit périmé

6 - GESTION DES STOCKS, DES MAGASINS ET DES ADRESSES DE STOCKAGE

  • Gestion des entrées/sorties produits. Édition automatique des fiches de stock
  • Gestion des inventaires
  • Notification système automatique pour tout produit en dessous du stock de sécurité
  • Gestion en multi-magasins des emplacements et des adresses de stockage
  • Gestion des déplacements de produits d’une adresse de stockage à une autre

7 - GESTION DES VENTES – LIVRAISONS – FACTURATIONS

  • Gestion des prévisions de vente
  • Gestion des offres (devis, pro formas) et des contrats de ventes
  • Traitement des commandes clients avec suivi individualisé des étapes du traitement (préparation commande, extraction des stocks, contrôle commande, etc…)
  • Gestion automatisée des déstockages de produits à partir des emplacements de stockage. Gestion des livraisons et des livraisons partielles avec édition des bons de livraison
  • Gestion de la facturation et de la facturation spéciale (factures d’acompte, de réservation client, de livraison gratuite, etc…)
  • Suivi des paiements clients
  • Édition des situations financières des clients et des états de créances clients
  • Gestion des relances clients et des recouvrements

8 - GESTION DES RETOURS ET DES RÉINTÉGRATIONS PRODUITS

  • Gestion des retours produits
  • Gestion de la réintégration physique des stocks
  • Émission des factures d’avoir et des bulletins de retour

9 - ET BIEN PLUS DE FONCTIONNALITÉS…
9. 1 - Gestion des expéditions et des transports

  • Gestion des expéditions de marchandises livrées aux clients
  • Gestion du fichier transporteurs et des transports de marchandises

9. 2 - Gestion des reliquats sur commandes clients

  • Saisie et traitement in extenso des commandes clients
  • Traitement des quantités non honorées comme des reliquats sur commande à gérer
  • Information automatique des clients par mail lorsque les produits redevienne disponibles (pour suite à donner)

9. 3 - Gestion des réservations produits

  • Gestion des réservations de produits pour les clients
  • Annulation manuelle ou automatique des réservations produit en fin de période de réservation

9. 4 - Gestion des quotas produits

  • Prise en charge de quota de distribution pour les produits sous tension
  • Gestion individualisée des produits soumis à quota lors du traitement des commandes clients

9. 5 - Gestion des promotions produits

  • Prise en charge des promotions de produits à la vente
  • Gestion individualisée des produits soumis à promotion lors du traitement des commandes clients

9. 6 - Gestion des réclamations clients

  • Gestion des réclamations clients, description des réclamations et des traitements y afférant
  • Système de vérification par signature authentifiée de l’autorité en charge du contrôle du traitement des réclamations

9. 7 - Gestion des rappels et de retraits produits

  • Traitement automatique des rappels et retraits de lots de produits non conformes
  • Saisine automatique, par SMS, courrier ou Mail, des clients concernés par le retrait des lots

9. 8 - États en sortie, rapports et statistiques

  • Divers états et rapports éditables en sortie du système (journaux des achats et des ventes, état 104, états des ventes paramétrables (mensuels, trimestriels, par produit, par client, etc…)
  • Divers états statistiques selon besoins du client
  • Éditeur de rapports fournit pour la personnalisation des états suivant les besoins des utilisateurs
  • Production
  • Pharmacie
  • PHARMA
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