+ Spécifications et fonctionnalités
OLS – CP : Logiciel de gestion commerciale, spécifiquement conçu par Oralogsoft pour la grande distribution pharmaceutique.
1 - Spécifications Générales de l'Application
1. 1 - Spécifications technologiques
- Application client/serveur avec base de données sur Microsoft SQL Server
- Développement avec les technologies les plus modernes de Microsoft™ (langage C#, .NET 4.5, WPF, WCF, etc...)
- Puissance, convivialité et ergonomie assurées
1. 2 - Sécurisation de l’application et des données
- Sécurisation forte de la base de données grâce à WCF et à MSSQL Server
- Sécurisation des accès par système d’authentification, de droits et de rôles accordés aux utilisateurs (sécurisation de premier niveau) avec inscription de tout accès à l’application sur fichiers log séparés de la base de données
- Sécurisation de deuxième niveau pour toute modification de données avec inscription des modifications dans des fichiers séparés pour constituer les pistes d’audit (audit trials)
- Sécurisation de troisième niveau pour l’accès aux données et documents sensibles
- Système de backup (sauvegarde de la base de données) systématique et automatisé
1. 3 - Documentation de l’application
- Disponibilité d’une documentation complète et détaillée de l’application
- Existence de procédures pas à pas pour les fonctionnalités importantes de l’application
2 - Conformité aux Normes et Référentiels Pharmaceutiques
2. 1 - Conformité de l’application aux normes et référentiels pharmaceutiques
- Bonnes Pratiques de Distribution – Union Européenne
- Réglementations nationales en matière d’importation et de distribution de produits pharmaceutiques
2. 2 - Prescription en matière d’enregistrements électroniques des données
- Contrôles automatiques de la saisie et du traitement exacts des données
- Authentification électronique des utilisateurs par le système pour toute modification de données importantes
- Signature authentifiée pour toute donnée sensible (par exemple : libération de lots de produits, retraits de lot, …)
- Affichage en clair et édition papier éventuels, par l’Administrateur de l’application, de toutes les données enregistrées dans l’application
2. 3 - Prescriptions en matière de traçabilité des produits et des opérations
- Gestion par lot des produits distribués
- Traçabilité des lots de produits assurée par N° et par codification à partir du moment de la réception (à défaut, le système alloue automatiquement un n° de lot et un code)
- Prise en charge des opérations de contrôles qualité des lots de produits
3 - ADAPTABILITÉ DE L’APPLICATION
3. 1 - Adaptation aux entreprises de production pharmaceutique
- OLS – CP s’adapte à toute entreprise de production pharmaceutique pour prendre en charge la commercialisation des produits fabriqués
- Pour les entreprises qui disposent de l’application OLS – P2, le transfert automatique des produits finis est assuré entre les deux modules (tout comme OLS – CP, OLS – P2 est un module de la suite logiciel OLS – PHARMA développée par Oralogsoft).
- Calcul automatique, à partir des P.C.S.U. (ou des coûts de production), des prix de vente suivant réglementation en vigueur
3. 2 - Adaptation aux activités d’importation de produits pharmaceutiques
- OLS – CP s’adapte à toute entreprise assurant totalement ou partiellement une activité d’importation
- Gestion des achats à l’import
- Gestion des dossiers transit-dédouanement-transport
- Calcul automatique, à partir des prix F.O.B. des prix de vente suivant réglementation en vigueur
- Prise en compte des notions de marge grossiste rétrocédée et de prix grossiste pour la distribution en direction des grossistes-répartiteurs
3. 3 - Adaptation aux activités de distribution pharmaceutique en gros
- OLS – CP s’adapte à toute entreprise assurant une activité de grossiste-répartiteur (distribution en gros)
- Gestion des achats locaux
4 - GESTION DES ACHATS DES RÉCEPTIONS PRODUITS
- Gestion du fichier produit (catégories, quantité mini et délai d’approvisionnement, niveau de réapprovisionnement, etc…) ainsi que des fichiers de lots produits reçus
- Gestion des contrats d’achat, des bons de commande et des demandes d’offres à fournisseurs. Achat locaux et à l’import en multi devise
- Réceptions des produits commandés ou hors commande. Réception par lot et par état du produit (sain, avarié). Comparatif commandé/reçu. Calcul automatique des prix de revient.
- Suivi des paiements fournisseurs
5 - GESTION DU CONTRÔLE QUALITÉ
- Possibilité d’assujettir ou non les produits commercialisés au contrôle de qualité
- Procédures de contrôle qualité, de quarantaine électronique et de libération de lot applicables aux produits assujettis et s’exécutant sous la responsabilité de personnel disposant de droits d’accès appropriés
- Quarantaine électronique automatique à la réception pour tout lot de produit assujetti au contrôle de qualité
- Quarantaine électronique automatique et notification système pour tout lot de produit périmé
6 - GESTION DES STOCKS, DES MAGASINS ET DES ADRESSES DE STOCKAGE
- Gestion des entrées/sorties produits. Édition automatique des fiches de stock
- Gestion des inventaires
- Notification système automatique pour tout produit en dessous du stock de sécurité
- Gestion en multi-magasins des emplacements et des adresses de stockage
- Gestion des déplacements de produits d’une adresse de stockage à une autre
7 - GESTION DES VENTES – LIVRAISONS – FACTURATIONS
- Gestion des prévisions de vente
- Gestion des offres (devis, pro formas) et des contrats de ventes
- Traitement des commandes clients avec suivi individualisé des étapes du traitement (préparation commande, extraction des stocks, contrôle commande, etc…)
- Gestion automatisée des déstockages de produits à partir des emplacements de stockage. Gestion des livraisons et des livraisons partielles avec édition des bons de livraison
- Gestion de la facturation et de la facturation spéciale (factures d’acompte, de réservation client, de livraison gratuite, etc…)
- Suivi des paiements clients
- Édition des situations financières des clients et des états de créances clients
- Gestion des relances clients et des recouvrements
8 - GESTION DES RETOURS ET DES RÉINTÉGRATIONS PRODUITS
- Gestion des retours produits
- Gestion de la réintégration physique des stocks
- Émission des factures d’avoir et des bulletins de retour
9 - ET BIEN PLUS DE FONCTIONNALITÉS…
9. 1 - Gestion des expéditions et des transports
- Gestion des expéditions de marchandises livrées aux clients
- Gestion du fichier transporteurs et des transports de marchandises
9. 2 - Gestion des reliquats sur commandes clients
- Saisie et traitement in extenso des commandes clients
- Traitement des quantités non honorées comme des reliquats sur commande à gérer
- Information automatique des clients par mail lorsque les produits redevienne disponibles (pour suite à donner)
9. 3 - Gestion des réservations produits
- Gestion des réservations de produits pour les clients
- Annulation manuelle ou automatique des réservations produit en fin de période de réservation
9. 4 - Gestion des quotas produits
- Prise en charge de quota de distribution pour les produits sous tension
- Gestion individualisée des produits soumis à quota lors du traitement des commandes clients
9. 5 - Gestion des promotions produits
- Prise en charge des promotions de produits à la vente
- Gestion individualisée des produits soumis à promotion lors du traitement des commandes clients
9. 6 - Gestion des réclamations clients
- Gestion des réclamations clients, description des réclamations et des traitements y afférant
- Système de vérification par signature authentifiée de l’autorité en charge du contrôle du traitement des réclamations
9. 7 - Gestion des rappels et de retraits produits
- Traitement automatique des rappels et retraits de lots de produits non conformes
- Saisine automatique, par SMS, courrier ou Mail, des clients concernés par le retrait des lots
9. 8 - États en sortie, rapports et statistiques
- Divers états et rapports éditables en sortie du système (journaux des achats et des ventes, état 104, états des ventes paramétrables (mensuels, trimestriels, par produit, par client, etc…)
- Divers états statistiques selon besoins du client
- Éditeur de rapports fournit pour la personnalisation des états suivant les besoins des utilisateurs