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OLS – DOC : LOGICIEL DE GESTION DOCUMENTAIRE (G.E.D)

Organigramme
Organigramme

La gestion électronique des documents (G.E.D.) est née de l’introduction de l’informatique et de la numérisation dans la sphère particulièrement sensible, importante et vaste que sont les informations et les documents de l’entreprise, leur circulation, leur stockage et leur archivage.

Devant cette masse de plus en plus grande et de plus en plus multiforme, les plus grands soucis des entreprises sont :

  • les pertes de documents ou d’informations par dilution dans un ensemble trop vaste : les données existent mais on ne peut pas les retrouver,
  • les pertes de productivité eu égard aux temps perdus en recherche : temps perdus qui s’accroissent avec le manque d’organisation, de traçabilité et de visibilité.

Aux exigences légales en matière de conservation et de présentation des documents, s’ajoutent les soucis de protection des savoirs et savoir-faire de l'entreprise et les nécessités d’une meilleure circulation, d’une meilleure diffusion et d’un meilleur partage de l’information qui sont les seuls garants d’une réactivité optimale de l’entreprise.

Par ailleurs des règlementations particulières imposent à certaines entreprises (les BPF pour les entreprises pharmaceutiques par exemple) des exigences encore plus strictes en matière de conservation et de traitement des documents – dossiers techniques, procédures (SOP), spécifications techniques (spécifications matières, pharmacopées, etc…), dossiers de lots (fabrication, conditionnement), dossiers liés au contrôle qualité, etc…

ORALOGSOFT se propose avec le logiciel de gestion documentaire OLS – DOC de répondre aux attentes des entreprises par :

1 - La centralisation de l’information qui permet de conserver l’ensemble des documents émis ou reçus par l’entreprise dans un système unique et centralisé, avec pour résultats :

  • un gain d’espace grâce à l’informatisation et la numérisation des documents,
  • un gain de réactivité rendu possible grâce à la consultation instantanée de tous types de documents,
  • un gain de qualité en réduisant à zéro le risque de perdre des informations ou de transmettre des documents erronés ou non mis à jour.

2 - L’amélioration de l'accès à l'information qui permet la consultation immédiate de tous documents à partir de n’importe quel poste de travail relié au réseau de l’entreprise, ce qui impliquera :

  • un gain de temps grâce à la recherche instantanée des documents,
  • une diminution des déplacements du personnel de bureau en bureau ou vers les archives de l’entreprise.

3 - La sécurisation de l’information qui est améliorée grâce à :

  • un cryptage systématique de toutes les données stockées dans l’application,
  • un gain de sécurité rendu possible par l’accès à l’application par nom d’utilisateur et mot de passe,
  • un gain de confidentialité résultat de jeux de rôles définis pour les utilisateurs avec la mise en place de protocoles de contrôle d’accès à l’information de façon très modulaire.

4 - L’amélioration de la circulation et du partage de l’information

  • Rassembler dans un unique dossier informatisé l’ensemble des documents disséminés dans toute l’organisation, soit toutes les archives courantes et les archives intermédiaires,
  • Limiter au minimum la circulation des documents papier afin d’éviter les pertes des données,
  • Rendre l’information disponible immédiatement pour tous les utilisateurs grâce un système de recherche très élaboré basé sur les métadonnées et les mots clés des documents,
  • Eviter la multiplication des documents pour faciliter leur mise à jour, gérer leur versioning pour contrôler l’édition des dernières versions en usage,
  • Sécuriser le stockage et l’accès aux documents et aux dossiers, favoriser la sauvegarde des documents sensibles.

OLS – DOC est une application client/serveur de type Gestion Electronique des Documents (G.E.D.) ayant les fonctionnalités d’acquisition, de gestion, de stockage, de sécurisation et de diffusion des documents.

Les fonctions de base
Les fonctions de base

1 - ACQUISITION DES DOCUMENTS

L’acquisition des documents consiste en l’informatisation ou digitalisation de tous les documents pertinents de l’entreprise et en les enregistrant dans une base de données unique, celle de OLS – DOC.
Cette acquisition va concerner, en premier lieu, les documents papier existants ou au fur et à mesure de leur édition ou de leur réception par l’entreprise. Il s’agira là de la numérisation des documents papier. Elle s’effectue grâce à des scanners.
En second lieu, il s’agit de l’acquisition des documents électroniques existants ou au fur et à mesure de leur création : fichiers bureautiques, Word, Excel,…, E-mails, fichiers PDF, fichiers HTML, fichiers audio, vidéos, etc…

2 - STOCKAGE DES DOCUMENTS ARCHIVÉS

OLS – DOC stocke les documents dans une base de données indépendante.

2. 1 - STOCKAGE IN-SITU – STOCKAGE HYBRIDE

En plus du stockage dans la base de données locale (in situ) les entreprises peuvent choisir de faire une réplique de la base de données sur le Cloud pour améliorer encore davantage la sécurité des données. Cette solution hybride, c’est-à-dire qui prend en charge le déploiement dans le Cloud et sur le site, peut permettre aussi de répliquer, de synchroniser et / ou de déplacer le contenu automatiquement ou manuellement.

2. 2 - INDÉPENDANCE VIS À VIS DU RÉFÉRENTIEL

OLS – DOC offre un stockage indépendant du référentiel. Ce qui veut dire, qu’une fois stockés dans l’application, les documents deviennent indépendant des documents sources et de leurs référentiels sources (c.à.d. qu’ils proviennent de dossiers partagés d’un intranet, de SharePoint, d’un ERP, ou de tout autre système de gestion des documents). Les systèmes indépendants des référentiels rendent accessibles au contenu de l’entreprise des fonctionnalités telle que la gestion de versions, la recherche, le workflow, le partage, etc…

3 - GESTION DES DOCUMENTS ARCHIVÉS
3. 1 - ARCHIVAGE, STOCKAGE ET CLASSIFICATION DES DOCUMENTS

A l’inverse des systèmes traditionnels de gestion documentaire qui s’appuient sur une structure de dossiers hiérarchique, OLS – DOC tire parti des métadonnées1. Les documents stockés sont étiquetés avec des valeurs de métadonnées telles que « Titre », « Révision», « Date création », « Date réception document », « Contenu », « Source », « Destinataire », « Objet », « Auteur », «  Date envoi », etc.… De même, il est possible de définir pour chaque archive une série de « Mots clés» qui peuvent être autant de piste de recherche.
Enfin une dernière métadonnée appelée « Dossiers » permet définir pour le même document une ou plusieurs étiquettes comme s’il se trouve classé dans un ou plusieurs groupes de documents à la fois et qui permet d’éviter de recopier le même document dans plusieurs dossiers physiques.

3. 2 - GESTION DU VERSIONING DES DOCUMENTS

OLS – DOC prend en charge la gestion des différentes versions d’un même document archivé. Pour chacune de ces versions l’utilisateur peut définir une série de métadonnées propre à cette version.

3. 3 - RECHERCHE DE DOCUMENTS

Grâce à un système de recherche multicritères basé sur des filtres et des tris de métadonnées et de mots-clés, l’interrogation de la base de donnée OLS – DOC est particulièrement performante et permet une disponibilité immédiate de tout document archivé.

3. 4 - AFFICHAGE DES DOCUMENTS

Afin d’éviter toute perte accidentelle d’archives, les documents archivés ne sont pas affichés directement mais des copies de ces documents sont téléchargés depuis la base de données OLS – DOC et placés dans des répertoires laissés au choix de l’utilisateur.

4 - SÉCURITÉ ET CONFIDENTIALITÉ DES DOCUMENTS

OLS – DOC apporte un soin particulier à la sécurité et la confidentialité des documents archivés, et ce à différents niveaux :

  • Sécurisation des accès à l’application OLS – DOC par système d’authentification des utilisateurs, avec inscription de tout accès à l’application sur fichiers log séparés de la base de données.
  • Confidentialité renforcée grâce des jeux de rôles et de droits accordés aux utilisateurs (droits de lecture-écriture).
  • Sécurisation des documents archivés grâce à un cryptage automatique et généralisé de tous les enregistrements dans la base de données ; le décryptage se fait automatiquement lors d’un téléchargement de fichier effectué par un utilisateur autorisé.

5 - CIRCULATION, DIFFUSION ET PARTAGE DES DOCUMENTS

  • OLS – DOC étant une application client/serveur, tout utilisateur autorisé peut procéder à la consultation immédiate de tout document à partir de n’importe quel poste de travail relié au réseau de l’entreprise.
  • Grâce aux autorisations d’accès et aux jeux de rôles définis pour les utilisateurs, les niveaux de partage et de diffusion des documents peuvent être contrôlés de façon souple et efficace.
  • Grâce à son système de gestion du versioning OLS – DOC permet de s’assurer de la diffusion des dernières variantes des documents
  • OLS – DOC assure des gains de productivité marqués grâce à la centralisation de toute la documentation de l’entreprise et grâce des temps de recherche pratiquement nuls.

OLS – DOC se veut être la meilleure réponse aux enjeux de toute politique de gestion documentaire et d'archivage, à savoir :

  • répondre aux exigences légales en matière de conservation et de présentation des documents,
  • protéger les savoirs et savoir-faire de l'entreprise,
  • créer les meilleures conditions de conservation des documents,
  • optimiser les procédures et l'organisation de l'archivage,
  • répondre aux évolutions technologiques en matière d’archivage des documents électroniques (mails, données, enregistrements électroniques).
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